Event Registration and Virtual Queues: QR Check-in Without the Long Line

Antrean panjang di meja registrasi adalah kesan pertama yang buruk, dan antrean di depan booth membuat pengunjung pergi sebelum sempat mencoba. Sistem registrasi QR dan antrian virtual memindahkan antrean dari lantai ke HP: pengunjung tetap berkeliling, lalu dipanggil saat gilirannya tiba.

Cara kerjanya

1. Registrasi di lokasi. Pengunjung scan QR di pintu masuk, mengisi nama dan nomor HP, lalu mendapat kartu digital berisi QR pribadi.
2. Pilih tujuan. Dari HP, pengunjung memilih booth, sesi, atau konsultan yang ingin ditemui, lengkap dengan sisa kuotanya.
3. Antre secara virtual. Posisi antrean terlihat di HP dan di layar booth. Pengunjung bebas berkeliling.
4. Dipanggil per kelompok. Panitia memanggil beberapa orang sekaligus dari tablet, dan layar menampilkan nomor yang dipanggil.
5. Selesai dan tercatat. Panitia menandai selesai atau tidak hadir, kuota berkurang otomatis, dan data hadir siap untuk laporan.

Tiga wajah satu sistem

• Aplikasi pengunjung di browser HP, tanpa install.
• Panel panitia di tablet atau laptop untuk memanggil, menandai, dan mengatur kuota.
• Layar display di setiap booth atau panggung untuk antrean dan leaderboard, diperbarui langsung.

Kapan cukup memakai platform tiket

Untuk menjual tiket dan check in sederhana, platform tiket dan formulir online sudah cukup dan lebih hemat. Sistem custom masuk akal bila acaramu butuh hal yang tidak disediakan platform: antrian per booth dengan kuota, panggilan per kelompok, kompetisi dengan leaderboard, integrasi ke game atau lucky draw, atau tampilan yang sepenuhnya mengikuti identitas acara.

Hal teknis yang menentukan hari H

• Uji beban. Ribuan pengunjung yang scan dalam satu jam pertama adalah puncak beban. Uji sebelum hari H, bukan saat pintu dibuka.
• Rencana koneksi. Siapkan jaringan khusus untuk perangkat panitia dan layar, terpisah dari wifi pengunjung.
• Jalur manual. Siapkan cara registrasi cadangan bila ada pengunjung tanpa HP atau baterai habis.
• Data pribadi. Minta data seperlunya dan jelaskan penggunaannya, sesuai UU Pelindungan Data Pribadi.
• Latih panitia. Sistem terbaik pun macet bila panitia baru melihatnya pagi itu.

WHITE membangun sistem registrasi, antrian, dan leaderboard untuk event, sekaligus game dan materi visualnya. Lihat jasa microsite dan game interaktif kami, ide interactive booth, atau tanya lewat WhatsApp. Semuanya dimulai #withWHITE.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa itu antrian virtual untuk event?

Antrian virtual memindahkan antrean dari lantai ke HP pengunjung. Pengunjung mendaftar ke booth atau sesi, melihat posisi antreannya, lalu dipanggil saat giliran tiba sehingga bisa berkeliling sambil menunggu.

Apakah pengunjung perlu menginstal aplikasi untuk registrasi event?

Tidak perlu bila sistemnya berbasis web. Pengunjung cukup scan QR di lokasi, mengisi data singkat, lalu mendapat kartu digital berisi QR pribadi.

Kapan event butuh sistem registrasi custom?

Saat butuh antrian per booth dengan kuota, panggilan per kelompok, kompetisi dengan leaderboard, integrasi ke game atau lucky draw, atau tampilan yang mengikuti identitas acara. Untuk penjualan tiket biasa, platform tiket sudah cukup.